優先順位を付けが苦手な方にはマインドマップが最適!業務を効率化しよう!

ちょこデリ

たくさんのチャレンジや環境の変化があると思いますが、
皆様は最近何か変化がありましたか?

4月に新社会人になりました!

部署異動になって新しい業務が始まってます。

新社会人の方、会社の中で異動された方、

転職された方、独立された方などたくさん変化がある季節かと思います。

ちょこデリ

環境がかわるとやらないといけない事が
沢山あって大変ではないですか?

研修もありますが、
現場に慣れるのが今は一番大変ですね。

異動なので業務が全部新しくなっちゃって、
以前のノウハウは使えないけど社内異動だから
経験者と同じような仕事量が来て回らないんですよね。

新しいチャレンジはやっぱり壁が高いもの

上記のようなことでお困りの方も多いのではないでしょうか?

そんな方にはマインドマップがピッタリ!!

このような問題を抱えている方にお勧めです!

是非最後まで読んでくださいね!

こんなお悩みを抱えている方にオススメ!
  • 毎日やらないといけない事に追われている
  • とにかくやるんだけど完結する事が出来ない
  • 限られた時間の中で成果を出さなければならない
  • どこから手を付けたらいいか見えない
この記事を読んで解決する事
  • 頭の中で考えている事を可視化出来る
  • 優先順位が付けられる
  • スケジュール管理が出来る

今回はミニマインドマップを主に使用したパターンで説明します。

そもそもマインドマップって何だろうというかたは、

こちらの記事も併せて読んでから見て頂くとより理解が深まります。

優先順位付けのマインドマップをかくための準備物
  • A4以上の無地の紙×数枚
    ※たくさんの仕事を可視化したい場合はA3もOK
  • 黒ペン
  • 4色ボールペン(ばらばらのカラーペンでもOK)
  • ストップウォッチ(携帯のアラームでもOK)
目次

かき出す前の準備と心構え

A4の紙を横向きに置いたら一呼吸おいて落ち着きましょう

一呼吸置いたらかいている時に気を付ける下記ポイントと、

決め事を認識しておきましょう。

かく前に意識するかいてる途中に気を付ける事
  • とりあえず頭に思いつくものを全てかき出す
  • 時間を区切る(約15分から20分)



マインドマップを利用した優先順位の付け方手順
(ミニマインドマップ編)

マインドマップの真ん中に目的をかく

今回のマインドマップの目的“今日やる事の優先順位を決めよう”なので、

下記の通り用紙の真ん中に黒ペン“今日やる事の優先順位を決める”とかきます。

日付も入れておくといつ実施したのかが分かるのでお勧めです。

無地のノートの真ん中
A4の場合はおにぎり1個分くらい

思いつくまますべてをかき出す

人間の脳は今までの習慣から無意識にカテゴリ分けをしてしまいます

そうすると関連付けされなかったものは思い出されませんし、

結局ある一定のカテゴリに偏った情報しか出てこない場合があります。

まずは今日やりたい事、やらないといけない事ということを、

ランダムに思いつくままにどんどんかき出していきます

時間を決めているので必ず時間配分は守るようにしましょう

思いつく限りのことを
約15分ほどかけてかき出しました

かいたマインドマップから離れる

マインドマップをかき終えたら、一息つきましょう

思考が目的に集中してしまっている状況ですので、

一旦そのマインドマップから離れて思考をリセットしましょう。

片づけをしたり本を読んだり全く違うことを20分から25分ほど行います。

たくさん思考した頭に
リラックスのご褒美を

全体を俯瞰してみる

休憩が終わったら全体を俯瞰してみましょう

俯瞰するというのは”広い視野で全体を把握する”ということなのですが、

ちょっと最初は難しいかもしれませんが

絵を見るようなイメージで紙全体を見てみてください。

全体を見るときは下記ポイントに着目してみましょう。

全体を俯瞰してみる際のポイント
  • 類似している内容、言葉は無いか
  • 同時に対応できるものは無いか

上記を見つけて最適化できるものを見つけていきます。

カラーペンを使って仕分けを実施

同時にできることや類似している言葉があったら、

それを同じカラーを使って丸印で囲っていきます

同じカラーで囲われたものは同時に作業ができる

類似している内容の場合は重複している可能性があるので、

どちらかの作業は削減することができるかもしれません。

重複しているものを削除、同時に作業ができるものは最適化ができます。

逆にこの作業がないと進められないということに気づくことができるので、

進めてしまった後に気づくというようなことが極力減らすことができます。

参考のマインドマップで見ておきたいポイント

☆カラーペンでどんな仕分けがされているかを確認してみましょう☆

  • 赤丸→マインドマップ、アイディア
  • 青丸→片付け、掃除、畳む
  • 緑丸→文字カウントツール、充電、漢方、ストレッチ
  • オレンジ丸→晩御飯、朝御飯
参考のマインドマップ

同じカラーで囲われたものに対してカテゴリ分けの言葉を決める

仕分けをされたものをそれぞれ同じカテゴリとして分け

それぞれを表す言葉を決めていきます。

参考マインドマップのカテゴリは下記の通り。

今回の参考マインドマップでのカテゴリ分け
  • 赤丸→MM(マインドマップ)
  • 青色→家事
  • 緑色→寝る前
  • オレンジ色→食事

作業にかかる時間配分を決める

これくらいの時間でできるのではないか

これくらいの時間をかけたいなどざっくりで構いませんので

作業内容に対して掛かる見込み時間を当てはめます。

そうするとすべての作業が1日で終わる事なのか

それとも数日を要するのかなどが分かるようになります。

大体の目安が見えればその中で期日が決まっているものなどがあれば、

必然的に期日が近くなっているものが優先となりますよね。

逆に期日が間近に迫っているものがない場合には、

自分の好きなこと優先したい事で順番を決めることもできます。

詰め込みすぎると時間を超えてしまったときに取り戻せないこともありますので、

ある程度余裕を持った時間配分をされることをお勧めします。

ここで参考のマインドマップはどのようになっているのか見ていきましょう。

参考マインドマップ(カテゴリ選択後)
各カテゴリに大体どれくらい時間がかかるかを可視化
  • MM(マインドマップ)→計6時間(ブログ記事:4時間, メルマガ:1時間, Facebook投稿1時間)
  • 掃除→計2時間(洗濯を畳む、お風呂などの掃除など)
  • 寝る前→約10~20分
  • 食事→計2時間(メニュー決め、食材買い出し、完成まで)

こうすると全てのことを実行したい場合

大体10時間くらいはかかるということが見えてきます。

この記事をかいている段階ですでに16時を回っているので、

23時半を就寝目標とした場合は7時間しかないので、

今日中に全部のことを実行することは不可能ということが分かります。

むしろBookOffへ出す本の仕分けなどは論外ですね(笑)

この段階で明日に回せることなどを検討する必要がありますね。

仕分けをした中で優先順位をつける

カラーで仕分けをした中で、どの内容を優先すべきかを決めていきます。

優先していくものに対して優先する順番に番号をふっていきます

時間配分なども大体ではありますが決まっていますし、

期日もわかっているので優先順位はつけやすくなっていると思います

参考のマインドマップを見てみましょう。

ピンク色の丸で番号が囲われていると思いますがそれが優先順位となります。

参考のマインドマップの優先順位事項まとめ
  • 優先順位①:食事の準備
    家族のご飯は優先度が高く、買い出しも朝ご飯分も一緒にしている
    この日は既に外出済みだったのでその帰りに買い物をするため
  • 優先順位②:掃除
    掃除を1つのカテゴリとして洗濯を畳んありするので、関連するものに関しては全てに②にまとめる
  • 優先順位③:メルマガ
    MMのカテゴリを全て時間内に網羅する事は出来ないので、
    その中でもメルマガ対応を優先として③となりました
  • 優先順位④:Facebook
    マインドマップについての記事を書かせて頂いているのですが、
    期日が少し後ではあるので他の優先分が早めに終われば今日できるところまで実施
    終わらなかった場合は次の日最優先で実施
  • 優先順位⑤:寝る前
    イヤホンの充電、漢方を飲んだり、ストレッチをする事は、
    時間をかけずにできるので1日の終わりにまとめて実施



まとめ

いかがでしたでしょうか。

ミニマインドマップを使っての優先順位付け方法をご紹介しました。

事前に少し時間を取ることによって、

無駄になっていた作業をできる限り削減することができます。

今回はミニマインドマップで終わりましたが、

次回はこのミニマインドマップをフルマインドマップにして、

どのように使っていくのかというところをご紹介していきたいと思います!

乞うご期待!

不明点がありましたらお気軽にお問合せページからお知らせくださいね!



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この記事を書いた人

こんにちは!
ちょこっとデイリーと申します!

現在はIT企業で営業管理職をしている30代女性です。

マインドマップを使って
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