小学校から中学校、大学生から社会人、会社の中での異動、独立起業などなど新たなチャレンジをされる方もたくさんな4月。
新年度の4月だけではなくても、何か新しい事や環境が変わった時には色々な事が起きますよね。
新社会人になりましたが研修などで勉強する事も多いし、
まず何に気をつければ良いか分からないんです。
部署異動になって仕事が新しくなってるんですけど、
周りからは社内異動だから経験者と同じような仕事量が振ってきて何から手を付けたらいいのか悩みます。
起業すると会社員と違ってやり方が決まってないから何から手を付けたらいいか分からない事が多いんですよね。
などなど。新しいチャレンジにはやっぱり高い壁が付きまとう事が多いですよね。
全て最初から上手く行くって事は難しいですよね。
新たなチャレンジや今何から手を付けたらいいのか分からない、上手く動けないなとモヤモヤしている方にはマインドマップがピッタリ！！
下記のような問題を抱えている方にお勧めですので是非最後まで読んで頂けると嬉しいです。
- 毎日やらないといけない事に追われている
- とにかくやるんだけど、結局GOALに辿り着けず途中で挫折
- 限られた時間の中で成果を出さなければいけない
- どこから手を付けたらいいか見えない
- 優先順位が付けられない
- 考えた上手くまとまらない
- 頭の中で考えている事を見える化して整理する事が出来る
- 結果が出ない、GOALに辿り着けない負のループから脱出できる
- 優先順位が付けられて効率が上がる
- スケジュール管理がきちんとできる
- 時間に余裕が生まれ始める
情報整理や優先順位の付け方には色々方法はありますが、今回はミニマインドマップを使った方法をご紹介致します。
そもそもマインドマップって何だろうというかたは、こちらの記事も併せて読んで頂けると理解が深まりますので是非やってみて下さいね!
- A４以上の無地の紙×数枚
※たくさんの仕事を可視化したい場合はA３など大き目の紙でもOK - 黒ペン
- ４色ボールペン（ばらばらのカラーペンでもOK）
- ストップウォッチ（携帯のアラームでもOK）
かき出す前の準備と心構え
書き出す前に心の準備をする事がとっても大切。
落ち着いていないと頭も自然な思考が出来なくなるのでまずは以下のステップをやってみましょう。
- A4の紙を横向きに置く
- マインドマップをかく目的を決める
- 一呼吸おいて落ち着く
- とりあえず頭に思いつくものを全てかき出す
- 時間を区切ってその時間が経ったら必ず手を止める事（約15分から20分）
マインドマップを利用した優先順位の付け方手順
（ミニマインドマップ編）
マインドマップの真ん中に目的をかく
かく前の準備が出来たらまず真ん中に【目的】をかき出しましょう。
今回は下記例題を元にやり方を説明して行きます。
例題:今日やる事の優先順位を決めよう
例題は『今日やる事の優先順位を決めよう』を目的に設定しました!
横向きに置いた紙の真ん中に目的をかきましょう。
日付も入れておくといつ実施したのかが分かるのでお勧めです。
A4の場合はおにぎり１個分くらい
思いつくまますべてをかき出す
人間の脳は今までの思考の習慣から無意識にカテゴリ分けをしてしまいます。
カテゴリ分けを無意識にされてしまうとそのカテゴリに関連付けされなかったものは思い出せませんし、ある一定のカテゴリに偏った情報しか出てこない場合があります。
かき出すときはこちらをポイントとして覚えておきましょう。
今日やりたい事、やらなければならない事を【ランダム】に【思いつくまま】にどんどんかき出しましょう。
時間配分は最初にしているので1回のかき出しの時間配分は守るようにしましょう。
かいたマインドマップから離れる
リラックスのご褒美を
マインドマップをかき終えたら、一息つきましょう。
思考が目的に集中してしまっている状況なので、一旦そのマインドマップから離れて思考をリセットしましょう。
集中しすぎると視野や思考が狭くなってしまうので偏った判断になってしまう場合があります。
片づけをしたり本を読んだり全く違うことを20分から25分ほど行います。
全体を俯瞰してみる
休憩が終わったら全体を俯瞰してみましょう。
俯瞰するというのは”広い視野で全体を把握する”ということです。
ちょっと最初は難しいかもしれませんが絵を見るようなイメージで紙全体を見てみてください。
全体を見るときは下記ポイントに着目してみましょう。
- 類似している内容、言葉
- 同時に対応できるもの
- 関連がありそうなもの
考えながらカテゴリー分けをするのではなく、かき終わった後に全体を俯瞰する事で関連付けが見えなかった事柄に関連が見えたりしてきます。
ミニマインドマップは文章ではなく【単語】や【イラスト】でかいて行くため、箇条書きなどの文章では気付けないような事にも気づく事が出来ます。
カラーペンを使ってカテゴリー分けをしよう!
同時にできることや類似している言葉があったら、それを同じ色を使って丸印で囲っていきます。
同じカラーで囲われたものは同時に作業が出来たり、重複している場合があるものなのでまとめて作業をしたり、重複したものは作業が削減出来たりします。
重複しているものを削除したり、まとめて対応をしたりすることで行動の最適化が可能です。
内容によっては事前に確認をしないと作業がないと進められないということにも早い段階から気づく事が出来るので、ある程度進めた後に準備が不十分で余計な時間をかけてしまったという事が少なくなります。
☆カラーペンでどんな仕分けがされているかを確認してみましょう☆
- 赤丸→マインドマップ、アイディア
- 青丸→片付け、掃除、畳む
- 緑丸→文字カウントツール、充電、漢方、ストレッチ
- オレンジ丸→晩御飯、朝御飯
カテゴリー分けされた各グループのキーワードを決める
仕分けをされたものをそれぞれ同じカテゴリとして分け、それぞれを表す言葉を決めていきます。
参考マインドマップのカテゴリは下記の通り。
- 赤丸→MM（マインドマップ）
- 青色→家事
- 緑色→寝る前
- オレンジ色→食事
作業にかかる時間配分を決める
かき出した内容に対してどれくらい時間がかかるのか、これくらいの時間をかけたいなど目安で構わないので見込み時間を当てはめていきます。
そうすると全ての作業が1日で終わる事なのか、それとも数日を要する事なのかが見えてきます。
大体の目安が分かって来て、期日が決まっているものがあれば必然的に期日が近くなっているものが優先となります。
逆に期日が間近に迫っているものが無い場合は自分が好きな事、優先したい事で順番を決められます。
数十分単位で予定を詰め詰めにしてしまうと、少し時間がオーバーしただけで予定がガタ崩れになってしまう事もあります。
やりたい事はたくさんありますが、ある程度余裕を持った時間配分をされる事をお勧め致します。
以下参考のマインドマップはどのようになっているのか見ていきましょう。
- MM（マインドマップ）→計６時間（ブログ記事:4時間, メルマガ:1時間, Facebook投稿1時間）
- 家事→計２時間（洗濯を畳む、お風呂などの掃除など）
- 寝る前→約10～20分
- 食事→計２時間（メニュー決め、食材買い出し、完成まで）
こうすると全てのことを実行したい場合、大体10時間くらいはかかるということが見えてきます。
この記事をかいている段階ですでに16時頃になっているので23時半を就寝目標にすると7時間しかありません。
今日中に全ての事項をやり切る事は不可能という事が見えてきます。
BookOffへ出す本の仕分けとかを優先するという事は論外ですね（笑）
このミニマインドマップを作っている段階で明日に回せる事は無いか、今日中にやり切らなければならない事だけを時間内にやるなど判断をしなければいけない事が明確化されます。
カテゴリー分けをしたものに対して優先順位をつける
色を使ってカテゴリー分けをした項目で、どの内容を優先すべきかを決めていきます。
優先的に対応をしたい内容順に番号をふっていきます。
時間配分なども大体決まっていますし、期日もわかっているので優先順位はつけやすくなっています。
上記参考のマインドマップを見てみましょう。
ピンク色の丸で番号が囲われていますがそれが優先順位となります。
- 優先順位①:食事の準備
家族のご飯は優先度が高く、買い出しも朝ご飯分も一緒にしている
この日は既に外出中だったので帰りに買い物をする - 優先順位②:掃除
掃除を１つのカテゴリーとした。洗濯を畳んだりするので、家事関連するものは全て②にまとめた - 優先順位③:メルマガ
MMのカテゴリを全て時間内に終わらせる事は出来ないので、
期限が決まっているメルマガ対応を優先 - 優先順位④:Facebook
マインドマップについてFacebook記事を書かせて頂いているのですが、
期日が少し後なので他の優先分が早めに終われば今日できるところまで対応
終わらなかった場合は次の日最優先 - 優先順位⑤:寝る前
イヤホンの充電、漢方を飲んだり、ストレッチをする事は、
時間をかけずにできるので１日の終わりにまとめてやる
まとめ
いかがでしたでしょうか。ミニマインドマップを使っての優先順位付け方法をご紹介しました。
作業を始める前に少し時間を取ってミニマインドマップにかき出して俯瞰して整理をする事で、無駄になっていた作業をできる限り削減することができます。
今回はミニマインドマップで終わりましたが、次回はこのミニマインドマップをフルマインドマップにして、フルマインドマップにまとめその後どのように好かっていくのかをご紹介して行きます。
ご期待ください!
不明点がありましたらお気軽にお問合せページからお知らせくださいね！
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