社会人、学生さん問わず、チャレンジをしていると様々な問題に直面します。特に社会人の場合、営業での社内外問わずのコミュニケーションや上司とのやり取り、上司の立場になってからは特に問題解決に取り組まなければならなくなります。
問題や課題解決に取り組むとなった場合に大体企画されるのは【会議】。でも大体こんな感じで会議は進んでいきます。
- 1回のミーティングで結論が出ず、継続的にミーティングが組まれてしまう
- 大抵時間内で終わらない
- 主題から話の内容がずれて行って、当初の目的が分からなくなる
- 問題解決の場合早く解決しなければいけないのに意見が纏まらない
- 時間をかけて話し合いをしても結局根本原因が分からない
などなど。大抵時間は長くなって、長い割には結局解決策が見えなかったり内容がまとまらない事が多く、ある程度の解決の糸口が出来るまで延長されたり、後日再度会議を持たれたりします。
そんな時に大活躍するのがマインドマップ！大なり小なり問題というのは日々起こると思いますが、あまり大きさは関係なくマインドマップを使うと効率よく問題点の洗い出しができます。
こんなシチュエーションに立たれる方々にお勧めです！
- ご自身がファシリテートやオーナーを務めているプロジェクトのハンドリングに困っている方
- ご自身のチームミーティングが上手く行かないリーダーやマネジメントの方
- 会議が上手くまとめられなくて堂々巡りの会議が多く困られている方
- 会議やプロジェクトをスムーズに進めることが出来る
- チームビルディングも考えながらチームミーティングの運営が出来る
- 1回の会議で方向性が見えるためスタートを切れるタイミングが早くなる
ヒアリング準備
ヒアリングは主にミニマインドマップで実施していきます。ミニマインドマップって？という方はこちらの記事も是非ご確認ください。
- 無地の用紙（A4、A3どちらでもOK）×複数枚
- 黒ペン×1本
- カラーペン×好きなだけ（4色ボールペンでもOK）
A4の無地の紙を複数枚用意します。複数枚用意する理由は、問題の会議などの際はとにかく書き出す事が目的だからです。またヒアリング対象が複数人になる可能性もあるため、万一のために多めに準備をしておきましょう。
ヒアリングを進める前に準備をしておきたいポイントとヒアリングをしていく際に意識するポイントを、下記の通り記載しますので確認をしていきましょう。
- 無地の用紙を横向きにして、真ん中に今回のヒアリングの目的をかく
- 目的がかけたらそれを丸で囲う
※日付を書いておくと後から見直した時にいつヒアリングしたものかが分かりやすい - 丸で囲った目的からブランチ（枝）をかいて、ヒアリングしたことをどんどんかき出す
- 1つのブランチ（枝）には、1つの言葉か1つのイラストをかきましょう
※どうしても文章を書きたくなりますが、会議以外でもミーティングなどで聞くに徹する時は特に相手の会話を止めないようにすることが重要。 文章で書いていると追いつかなくなるのでマインドマップはピッタリ！
会社などにホワイトボードがあれば紙ではなくてもOKです。かき終えた後にホワイトボードにかいた内容を写真に撮って、メールで送れば議事録の完成です。相手が言うことをどんどんミニマインドマップでかき出していくことがポイントです。
全体を俯瞰する
一通り意見などが出そろったり、間が空いたタイミングで全体を俯瞰していきます。私のやり方になりますが下記のような点を意識して対応を進めています。
- ヒアリングした内容全体を見て内容を端的に整理
- ヒアリングした順番に沿って内容を反復していく
- 内容を反復する際に、相手の反応をしっかり見る
※相手が伝えてくれた内容と、自分自身が理解して反復をしている内容に対して相手が納得をしているかどうかを観察する
※相違があるような反応が出た場合にはその点についてきちんと質問しヒアリングをかける - 一通り反復が終わったら疑問や矛盾点を質問して問題の原因となっている事、解決策を探る
会議を上手く進めるためのポイントは会議に参加している方々の認識を出来る限り同じ水準に持っていく事が大切です。特にファシリテーターがその点を意識しなければ会議の進行も上手く行きませんし結局結論も出ません。難しい事ですが反復して相手の反応を見て着実に進めることが大切です。
社内外、友人関係、家族も含め様々なコミュニケーションの問題はこの【認識】部分のずれによって引き起こされる事が多いですよね。人それぞれ育った環境なども違うので判断基準は人それぞれですが、そこをきちんと話し合いをして腹落ちが出来れば会議もスムーズに進み、今後の行動につなげられるような結果が得られます。
もちろん仕事の場合利害関係も大きくかかわってくるのでそこは難しいところですが、上記は会議を円滑に短時間で進める上で必要なスキルです。マインドマップはそれを上手く進めるための情報やプロセスの可視化、俯瞰をして関連性を見つけ出し解決策を見出す上でとても役に立つツールです。
関連性のあるブランチ同士をつなげていく
マインドマップで出てきた内容を俯瞰して、反復をしてその後再度は話し合いを進めていく中で、話した内容に対して関連が出てきたところをカラーペンなどで丸で囲い、それを線や矢印などでつなげていきます。
全体を俯瞰して関連性を見出す事で、バラバラだった着眼点がまとまってきて問題点が見えてきたり、今後取り組むべき課題他見えてき始めます。マインドマップは1枚の中で可視化された情報がまとめて見れるので関連性を見出しやすく、また追記もしやすいので課題を見つけやすいというのも特徴です。
ブランチが1単語、1イラストで書かれているという事もあり、課題の起因は違えど同じ言葉が出てくるところは関連性も見込まれるため、1つの対策で解決する可能性も出てきます。
まとめ
問題解決や今後の展望などを話し合う会議でのマインドマップは1つの紙やホワイトボードに話に出てきた事を全てかき出し、可視化、俯瞰をする事で効率よく問題点の洗い出しや関連付けが出来るため解決策や次に取るアクションなどを絞り込みやすくなります。
また、五感を活用すると同じ内容でも捉える部分が多くなることで納得感が得られやすくなります。例えば、会議で発言だけしている場合は聴覚だけですが、マインドマップでかき出すと視覚でも捉えられますし、かき出していると後々話に出てくる内容に対しても関連付けが自然とされてきたり、発言している事を書き出しながら「先ほど出た事ですが」など書き出したことを反復しながら話を進めることが出来るので並行して整理もでき、納得感がより一層Upします。
またそこにカラーペンなどを使ってポイントを強調していくと、押さえていくポイントなども可視化されて、次に取るべき行動、着地点なども明確化できます。
因みに、最近はリモートワークも多くなっているので紙に書くのは。。。という方はいらっしゃるかもしれませんが最近はZoomの機能でホワイトボードツールも導入されましたし他にもフリーソフトで様々なツールが出てきています。
タッチペン対応のパソコンやタブレットが必要にはなりますが、そのようなものを活用してプロアクティブに実施していける環境も整ってきています。
長時間、何度も同じ議題に対して繰り返される会議はとても辛いです。少しでも効率よく実施したいですし、会議はあくまで問題や今後の展望についての話し合いやアイディアを出す場であって、出たことを実行しなければ結局結果には繋がりません。会議だけに時間を割くのではなく、実務部分に時間をさけられるように効率を上げていきましょう！
そのためにはマインドマップを会議で活用するために、是非ご紹介をお願いします！皆がマインドマップの基礎を身に着けている会議は、より効率よく進みます。こちらの記事にマインドマップの全体的な概要を載せているので是非確認してみて下さいね。
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